Belediyede, kurum içi ve dışı yazışmalarının bilgisayar ortamında yapılmasında büyük kolaylık sağlayan ve işlem süresini hızlandıran Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçiş için eğitim düzenledi.
Kars Belediyesi’nde EBYS sisteminin kullanımı ilgili olarak üst yönetici ve personellere eğitim verildi. Eğitim ile sitemin nasıl kullanılacağı, oluşabilecek sıkıntılar, evrak giriş ve çıkışları gibi konular hakkında teorik ve uygulamalı konular anlatıldı.
EBYS ile yazışma sürelerinin kısalacağını belirten Belediye Başkanı Murtaza Karaçanta, "Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile belediye hizmetleri, vatandaşlara daha hızlı ve kontrol edilebilir bir şekilde sunulacak. Sistem sayesinde belediyenin tüm yazışmaları elektronik ortamda iş ve işlemler için yapılacak uygulamalar kağıt yerine elektronik ortamda takip edilecek. Yazışmalar standartlaşırken, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilecek ve kağıt israfının önüne geçilmiş olacaktır”. EBYS ile yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir” dedi.
Karaçanta, “EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web tabanlı altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak” diye konuştu.
Öte yandan EBYS sitemine geçen Kars Belediyesi’nde Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılması ve vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet alması sağlanacak.